Website Privacy Verklaring
Roland DG Benelux nv wil er alles aan doen om de privacy van de bezoekers van onze website te waarborgen. In deze Privacy Verklaring leest u hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, delen en gebruiken en hoe u uw privacyrechten kunt toepassen.
Hebt u vragen of maakt u zich zorgen over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact op via de gegevens in de sectie 'Hoe contact met ons opnemen' hieronder.
Welke gegevens verzamelen wij?
De persoonlijke informatie over u, die wij mogelijk verzamelen, opslaan en gebruiken, valt onder de volgende categorieën.
Gegevens die u vrijwillig verstrekt
In bepaalde omgevingen van onze site kunnen wij u vragen vrijwillig persoonlijke gegevens te verstrekken: wij kunnen bijvoorbeeld vragen om uw naam en contactgegevens (bijv. bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) in te voeren voor registratie van een account bij ons, voor een abonnement op onze marketingcommunicatie en/of voor vragen die u ons wilt stellen. De persoonlijke informatie die u wordt gevraagd te verstrekken, en de redenen waarom u wordt gevraagd dit te doen, zullen u duidelijk worden gemaakt op het moment dat wij u vragen uw persoonlijke informatie te verstrekken.
Gegevens die we automatisch verzamelen
Tijdens uw bezoek aan onze site kunnen wij bepaalde informatie automatisch verzamelen vanaf uw apparaat. In sommige landen, waaronder de landen van de Europese Economische Ruimte, kan deze informatie in het kader van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming worden beschouwd als persoonlijke informatie. De gegevens die wij automatisch verzamelen kan in het bijzonder informatie bevatten zoals uw IP-adres, geografische locatie (bijv. locatie op land- of stadsniveau), browsertype en -versie, besturingssysteem, referentiebron, bezoekduur, paginaweergaven en site navigatie).
Het verzamelen van deze informatie geeft ons meer inzicht in de bezoekers die naar onze site komen, waar ze vandaan komen en welke content van onze site voor hen interessant is. Wij gebruiken deze gegevens voor interne analytische doeleinden en voor verbetering van kwaliteit en relevantie van onze site voor onze bezoekers.
Een deel van deze informatie kan worden verzameld met behulp van cookies en vergelijkbare traceertechnologie, zoals nader wordt uitgelegd onder "Cookies en vergelijkbare traceertechnologie" hieronder.
Gegevens die we verkrijgen van derden
Van tijd tot tijd kunnen wij persoonlijke informatie over u ontvangen van derden (bijvoorbeeld van datamakelaars, beurs- en lijstaanbieders), maar uitsluitend nadat wij hebben gecontroleerd of deze derden uw toestemming hebben of anderszins wettelijk zijn toegestaan of verplicht zijn om uw persoonlijke informatie aan ons bekend te maken.
De soorten informatie die we van derden ontvangen, kunnen bijvoorbeeld naam, functienaam en contactgegevens zijn. We gebruiken de gegevens die we van deze derden ontvangen voor communicatie van informatie en aanbiedingen over onze producten en diensten, of voor een betere nauwkeurigheid van de gegevens die we over u bijhouden.
Het is ook mogelijk dat wij persoonlijke informatie over u ontvangen (waaronder bijvoorbeeld naam, functie, contactgegevens) van onze geautoriseerde dealers voor voltooiing van een verkoop van onze producten aan u, om u na de verkoop onze productgarantie te verstrekken en voor marketingcommunicatie.
Assistent op basis van AI en chatgesprekken
Assistent op basis van AI en chatgesprekken
Onze website biedt een assistent op basis van kunstmatige intelligentie om u te helpen informatie te vinden, vragen te stellen en te vragen of een specialist contact met u kan opnemen. De verwerkingsverantwoordelijke is Roland DG Benelux nv.
Wij verwerken de inhoud van uw berichten en de contactgegevens die u vrijwillig verstrekt, zoals uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, samen met andere informatie die u in de chat invoert. De dienst verzamelt ook technische informatie over de sessie, waaronder datum en tijd, gespreksidentificatie, IP-adres, land, taal en de bezochte webpagina. Gesprekken worden ook gearchiveerd als u geen contactgegevens verstrekt. Het verstrekken van deze gegevens is vrijwillig; ze zijn nodig om gevolg te geven aan een verzoek om contact.
Wij gebruiken deze gegevens om antwoorden te geven, uw vragen te behandelen en contact met u te laten opnemen. Bevoegde medewerkers kunnen gesprekken bekijken om fouten in de antwoorden van de assistent op te sporen en te corrigeren, de dienst te verbeteren en de ontvangen vragen te analyseren. Het IP-adres wordt ook gebruikt om uw land van herkomst te schatten en misbruik te voorkomen.
Behandeling van vragen aan de assistent op basis van AI
Wij behandelen informatievragen en verzoeken om contact op basis van het gerechtvaardigd belang van Roland DG om ontvangen vragen te beantwoorden, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG. Het voorkomen van misbruik, het controleren en corrigeren van de antwoorden van de assistent en het analyseren van vragen zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van de dienst te waarborgen en de nauwkeurigheid en bruikbaarheid ervan te verbeteren. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, zoals beschreven in de sectie ‘Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming’.
Beheer van de dienst voor de assistent op basis van AI
De dienst wordt beheerd met ondersteuning van Statwolf Data Science S.r.l., als verwerker, en diens infrastructuur- en AI-leveranciers Microsoft Azure, OVHcloud SAS, Anthropic Ireland, Limited en OpenAI Ireland Ltd. Anthropic verwerkt berichten om antwoorden te genereren, vragen te classificeren, contactgegevens te extraheren en de kwaliteit van antwoorden te controleren. OpenAI ontvangt de tekst van zoekopdrachten naar producten, zonder het volledige gesprek, om relevante informatie te helpen vinden. Deze leveranciers gebruiken de via de API’s verzonden gegevens niet om hun modellen te trainen. Statwolf gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen voor algemene doeleinden te trainen of verder af te stemmen.
Volledige gesprekken worden ook overgebracht naar ons CRM-systeem. Toegang tot de beheeromgeving van de chatbot vereist een aanmelding en is beperkt tot bevoegde medewerkers van Roland DG en Statwolf die de dienst onderhouden of gebruiken.
Infrastructuur van de assistent op basis van AI
De applicatie-infrastructuur van de chatbot en de back-ups worden gehost binnen de Europese Economische Ruimte, op Microsoft Azure North Europe in Ierland en op OVHcloud in Frankrijk. Het gespreksarchief wordt gehost op Microsoft Azure. Toegang tot gegevens of doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte houden verband met het gebruik van Anthropic en OpenAI en kunnen infrastructuur in de Verenigde Staten omvatten. Deze doorgiften zijn gebaseerd op het EU–U.S. Data Privacy Framework wanneer de ontvanger gecertificeerd is en de doorgifte binnen de reikwijdte van die certificering valt. In andere gevallen worden de standaardcontractbepalingen gebruikt die de Europese Commissie bij Besluit (EU) 2021/914 heeft vastgesteld, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. U kunt meer informatie en, indien van toepassing, een kopie van de waarborgen opvragen via de contactgegevens in de sectie “Hoe contact met ons opnemen?”.
Beheer van gesprekken met de assistent op basis van AI
Volledige gesprekken worden 90 dagen na afloop automatisch verwijderd uit het gespreksarchief van Statwolf en ons CRM. Eventuele gesprekslogboeken met persoonsgegevens worden binnen dezelfde termijn verwijderd. Eventuele kopieën in de back-ups van Statwolf worden verwijderd zodra de gebruikelijke rotatiecyclus van zeven dagen is voltooid. In het CRM kunnen verwijderde gesprekken nog 15 dagen uit de prullenbak worden hersteld. Daarna wordt de definitieve verwijdering ingepland.
Anthropic en OpenAI bewaren gegevens die via hun API’s worden verzonden normaal gesproken maximaal 30 dagen om misbruik en oneigenlijk gebruik te controleren. In de gevallen die in hun respectieve voorwaarden zijn beschreven, kunnen langere termijnen gelden, met name om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of overtredingen van gebruiks- en veiligheidsregels af te handelen. Contactgegevens die uit gesprekken worden gehaald, worden behandeld volgens de bewaartermijnen en criteria voor vragen en zakelijke relaties die elders in deze Privacy Verklaring zijn beschreven.
De chatbot leest en bewaart de Google Analytics-identificatie en verstuurt alleen gebeurtenissen naar GA4 als u toestemming hebt gegeven voor analytische cookies. Als u nog geen keuze hebt gemaakt of uw toestemming hebt geweigerd of ingetrokken, leest of bewaart de chatbot deze identificatie niet en verstuurt hij geen gebeurtenissen. Meer informatie over cookies vindt u in onze Cookieverklaring.
Inschrijving voor de nieuwsbrief is vrijwillig en is gebaseerd op toestemming die via het daarvoor bestemde inschrijfformulier wordt gegeven, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Als u in de chat uw e-mailadres verstrekt om te worden gecontacteerd, wordt u daarmee niet ingeschreven voor de nieuwsbrief.
Informatie over het uitoefenen van uw rechten en hoe u contact met ons kunt opnemen, vindt u in de secties ’Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming’ en “Hoe contact met ons opnemen?”.